动画学院文件

 

院字〔2020〕 1 号

                          

动画学院档案管理实施细则

为了保证我院档案资料归档的及时性、完整性及档案管理规范性，特制定本院档案管理制度。

一、 适用范围

(一) 发文

1. 上级发文或学校开会颁发的文件、便函；

2. 院内发文；

(二) 上交材料

3. 向上级上报的各项材料；

(三) 管理过程材料

4. 各类工作方案；

5. 检查通报类材料；

6. 试卷和毕业设计文档（含电子和纸质）；

7. 工作结果类材料；

(四) 其它类材料

8. 在工作中形成的文件和具有利用价值的各类资料。

二、 管理流程

管理分为归档和借阅管理两类，由岗位工作人员负责实施；所有归档材料均由责任领导审核同意后盖章归档，所有向学校提交的材料均须责任领导签字后方可提交，并同时复印归档。

(一) 归档管理

1.所有材料按档案种类及生成时间排序入盒，档案盒标签统一格式（附件1），入盒时同时填写入盒目录（附件2）。

2.上级发文根据发文机构分类归档，每一年3月对上一年的发文按文件号排序胶装成册存放在档案室，封面统一格式（附件3）。

3.电子档案按学期或自然年度整理储存于固定的移动硬盘或者刻盘存放盒内。

4.档案室内的所有文档，建立索引目录表张贴于档案室内。

5.过期档案应连同档案盒一起移至档案室存放，原则上存放期限为4年。

(二) 档案借阅

6.由岗位工作人员进行日常档案借阅管理，同时在盒内目录中进行登记。

7.原则上材料档案借阅不超过1天，试卷等特殊档案借阅不超过1周，及时填写登记表（附件4、附件5）。

8.岗位工作人员根据借阅时限，及时督促完成归还入档工作。

三、 机密档案

由专人负责管理，有专柜存放并设锁，无关人员不得接触，工作人员要严守机密。

 

附件：

1. 文档盒标签

2. 材料归档目录（收文、日常材料）

3. 收文装订成册封面

4. 试卷档案借阅登记表

5. 毕业设计档案借阅登记表

 

 

 

 

 

附件1

窄盒                           宽盒