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动画学院档案管理实施细则
日期:2021-11-04 09:15:11  发布人:动画一流专业  浏览量:371

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

动画学院文件

 

院字〔2020〕 1 号

                          

动画学院档案管理细则

为了保证我院档案资料归档的及时性、完整性及档案管理规范性,特制定本院档案管理制度。

一、 适用范围

(一) 发文

1. 上级发文或学校开会颁发的文件、便函;

2. 院内发文;

(二) 交材料

3. 向上级上报的各项材料;

(三) 管理过程材料

4. 各类作方案

5. 检查通报类材料

6. 试卷和毕业设计文档(含电纸质)

7. 工作类材料

(四) 其它类材料

8. 在工作中形成的文件和具有利用价值的各类资料。

二、 管理流程

管理分为归档和借阅管理两类由岗位作人员负责实施;所有归档材料均由责任领导审核同意章归档,所学校提交的材料均须责任领导签字后可提交并同时复印档。

(一) 归档管理

1.所有材料按档案种类及生成时间排序入盒,档案盒标签统一格式(附件1)时同时填写入盒目录(附件2)。

2.上级发文根据发文机构分类归档,每一年3月对上一年的发文按文件号排序胶装成册存放在档案室,封面统一格式(附件3)。

3.电子档案按学期或自然年度整理储存于固定的移动硬盘或者刻盘存放盒内。

4.档案室内所有文档,建立索引目录表张贴于档案室内

5.过期档案应连同档案盒一起移至档案室存放,原则上存放期限为4年。

(二) 档案借阅

6.由岗位工人员进行日常档案借阅管理,同时在盒内目录中进行登记。

7.原则上材料档案借阅不超过1天,试卷等特殊档案借阅不超过1周,及时填写登记表(附件4、附件5)。

8.岗位工作人员根据借阅时限,及时督促完成归还入档工作。

三、 机密档案

由专人负责管理,有专柜存放并设锁,无关人员不得接触,工作人员要严守机密。

 

附件:

1. 文档盒标签

2. 材料归档目录(收文、日常材料)

3. 收文装订成册封面

4. 试卷档案借阅登记表

5. 毕业设计档案借阅登记表

 

 

 

 

 

附件1

窄盒                           宽盒

 

 



附件2

收文归档目录

件号

来文

机关

文号

来文标题

存档人

存档日期

借阅人

借阅时间

归还人

归还时间

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

说明:如果借、还时间是当日,填写时需具体到几时几分,如果是次日归还可以只填日期。


日常材料归档目录

序号

材料名称

存档人

存档日期

借阅人

借阅时间

归还人

归还时间

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

说明:如果借、还时间是当日,填写时需具体到几时几分,如果是次日归还可以只填日期。


附件3

收文装订成册封面

淮 学 院

收文汇集

           

院字【20195-8号、 11号、13号、18号、25-29号、33号、38-44号、46号、48-49号……需一一列出

 

20191月至 201912

保管期限

 

本卷共   份文件

归档日期

 


附件4

试卷档案借阅登记表

序号

课程名称

年级

专业

班级

任课教师

借阅人

借阅时间

归还时间

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件5

毕业设计档案借阅登记表

序号

毕业设计题目

年级

专业

班级

姓名

指导教师

借阅人

借阅时间

归还时间

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

动画学院                    2020年4月24日印发