成人教育学院文档管理制度
日期:2007-03-15 00:00:00  发布人:继续教育学院  浏览量:190
 

一、成人教育学院的各类文件、资料分别由办公室、教务科、学生科管理、建档。

二、文档分类与归档内容

(一)行政类

1.上级机关发来的与本单位成人教育有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2.本单位涉及成人教育工作的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议简报、会议记录等。

3.成人教育学院的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录及统计报表。

4.学校有关成人教育工作干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

5.学校成人教育工作的历史沿革、大事记及反映成人教育工作重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(二)教学类

1.教学计划与教学大纲。

2.学期教学计划与任课教师安排。

3.教师聘任材料。

4.成人教育科研成果。

5.各种教学文件、教学规章及教学检查总结材料。

6.各专业课程试题库。

7.考试试卷。

8.学生成绩册。

9.教材征订材料与教材供应协议。

(三)招生类

1.招生文件。

2.招生计划申报材料。

3.招生宣传材料。

4.新生录取花名册。

5.招生工作总结。

6.成教学院与有关单位签订的联合办学协议书及备案材料。

(四)毕业生类

1.毕业生工作计划与总结。

2.毕业生花名册。

3.毕业生学籍表。

4.毕业生质量跟踪调查材料。

三、上级来文由办公室及时送达有关领导阅示、处理,而后归类存档,文档存放要设立案卷类目。

四、文档管理人员要熟悉文档内容,要编写检索工具,以便查阅。

五、凡需查阅档案资料者,外单位必须持介绍信,证明其身份和查阅目的,经院领导批准后方可查阅;本院各部门则必须办理登记手续。

六、档案原件一般不得外借,特殊情况需要借出的档案、资料,必须经主管领导批准。严格办理借阅登记手续,要限期归还,超期者应另行办理手续。归还时,要认真清点,发现问题,及时处理,要及时办理注销登记手续。

七、严守档案资料机密,凡需摘录或复制档案、资料,须经主管领导批准。

八、查阅档案、资料者,要爱护档案,严禁在档案、资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取和污损。

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