一、成人教育学院的各类文件、资料分别由办公室、教务科、学生科管理、建档。

二、文档分类与归档内容

（一）行政类

1．上级机关发来的与本单位成人教育有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

2．本单位涉及成人教育工作的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议简报、会议记录等。

3．成人教育学院的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录及统计报表。

4．学校有关成人教育工作干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

5．学校成人教育工作的历史沿革、大事记及反映成人教育工作重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（二）教学类

1．教学计划与教学大纲。

2．学期教学计划与任课教师安排。

3．教师聘任材料。

4．成人教育科研成果。

5．各种教学文件、教学规章及教学检查总结材料。

6．各专业课程试题库。

7．考试试卷。

8．学生成绩册。

9．教材征订材料与教材供应协议。

（三）招生类

1．招生文件。

2．招生计划申报材料。

3．招生宣传材料。

4．新生录取花名册。

5．招生工作总结。

6．成教学院与有关单位签订的联合办学协议书及备案材料。

（四）毕业生类

1．毕业生工作计划与总结。

2．毕业生花名册。

3．毕业生学籍表。

4．毕业生质量跟踪调查材料。

三、上级来文由办公室及时送达有关领导阅示、处理，而后归类存档，文档存放要设立案卷类目。

四、文档管理人员要熟悉文档内容，要编写检索工具，以便查阅。

五、凡需查阅档案资料者，外单位必须持介绍信，证明其身份和查阅目的，经院领导批准后方可查阅；本院各部门则必须办理登记手续。

六、档案原件一般不得外借，特殊情况需要借出的档案、资料，必须经主管领导批准。严格办理借阅登记手续，要限期归还，超期者应另行办理手续。归还时，要认真清点，发现问题，及时处理，要及时办理注销登记手续。

七、严守档案资料机密，凡需摘录或复制档案、资料，须经主管领导批准。

八、查阅档案、资料者，要爱护档案，严禁在档案、资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取和污损。